Tento manuál je určen drobným podnikatelům, kteří shromažďují osobní údaje a používají je výhradně pro svoje podnikání, tj. nikomu je dál neprodávají ani neposílají nevyžádanou poštu. Ostatní by měli radši oslovit specialisty.
Zde je krátce a jasně, co máte udělat, abyste byli v klidu:
- Začněte tím, že vyplníte formulář na druhé straně.
- Přijměte opatření, abyste na všechny dotazy odpověděli ANO.
- Až budete mít hotovo, seznamte zaměstnance s formulářem stejně, jako je seznamujete s novinkami v BOZP.
- Zákazníci by měli vědět, co a jak děláte s jejich osobními údaji, proto vyplněný formulář klidně pověste na web pod záložku „Chráníme osobní údaje“ nebo i umístěte viditelně v provozovně.
- Pak už si jenom hlídejte, abyste se nedostali mimo odpovědi ANO.
Dále najdete odpovědi na pár nejčastějších dotazů:
(a) Proč je to tak jednoduché? Protože GDPR vzniklo, aby hlídalo korporace jako google, facebook, které ve velkém obchodují s osobními údaji. Základní stanovená pravidla pro malé podniky a živnostníky jsou nastavena tak, aby byla zvládnutelná „selským rozumem“.
(b) Co je osobní údaj? Cokoliv, co jde spojit s konkrétní osobou, např. fotografie, telefonní číslo, e-mail apod. Citlivý osobní údaj je osobní údaj, který může svým nesprávným užitím nositele osobních údajů poškodit, např. zdravotní záznamy.
(c) Máme vyhodit vizitky, objednávky, faktury, obchodní korespondenci, kde jsou osobní údaje? Ani omylem, toto jsou oprávněně shromážděné osobní údaje, buď na žádost (vizitky), dle smlouvy (objednávky), dle zákona (účetnictví/daně) nebo pro účely ochrany oprávněného zájmu v soudním/správním/jiném řízením, či nakonec pro potřeby archivace dle zákona.
(d) Jak dlouho mám evidovat osobní údaje? Po dobu, co trvá poslední z účelů dle (c), takže obvykle 10 let, např. z důvodu ochrany před možným soudním řízením se zákazníkem nebo pro účely archivace dle zákona.
(e) Co mám říct zákazníkovi, když chce smazat svoje údaje? Potvrdit, že je určitě smažete, jakmile Vám uplyne doba evidence dle písm. (d).
(f) Jak je to s hlášením úniku ÚOOU (Úřad pro ochranu osobních údajů)? V klidu. Hlásíte ÚOOU (www.uoou.cz, rubrika Poradna/Jak postupovat) do 72 hodin od úniku pouze závažnější porušení zabezpečení osobních údajů, které mohou poškodit dotčené osoby, jinak pouze podniknete opatření, aby k dalším porušením zabezpečení nedocházelo.
Pokud hledáte odpovědi na jiné dotazy či podrobnější informace, naleznete je např. na www.uoou.cz, www.mpo.cz/cz/podnikani/ochrana-osobnich-udaju-gdpr/obecne-narizeni-o-ochrane-osobnich-udaju---gdpr--228672/, www.uoou.cz/gdpr-strucne/ds-4843/p1=4843
Chráníme Vaše osobní údaje / GDPR pro živnostníky a malé podniky
Tímto vyhodnocujeme rizika spojená se zpracováním osobních údajů, přijímáme opatření k minimalizaci těchto rizik a seznamujeme dotčené osoby o zásadách zpracování osobních údajů dle nařízení GDPR.
ANO Máme osobní údaje* zaměstnanců, dodavatelů a/nebo zákazníků (*jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon a další nezbytné osobní údaje)
ANO Máme pouze osobní údaje potřebné pro podnikání
ANO Nepotřebné osobní údaje neshromažďujeme, pokud zákon nenařizuje uchování údajů, tak je mažeme
ANO Nositele osobních údajů seznamujeme, že zpracováváme jejich osobní údaje a můžou u nás žádat o vysvětlení, o opravu, výmaz údajů či podat námitku proti jejich zpracování, nespokojení se můžou obrátit na dozorový orgán Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz, rubrika Poradna/Jak postupovat).
ANO Nemáme citlivé údaje ani nevedeme zdravotní záznamy (kromě posudků o zdravotním stavu a práceschopnosti zaměstnanců).
ANO Předáváme osobní údaje pouze zaměstnancům a dodavatelům zavázaným mlčenlivostí
ANO Máme osobní údaje v počítači a v telefonu chráněné heslem
ANO Máme osobní údaje v zamčené místnosti
ANO Máme důležité dokumenty s osobními údaji v normální uzamykatelné skříni (pracovní smlouvy apod.)
ANO Máme osobní údaje pouze pro svoje podnikání (plnění smluv, objednávek apod.)
ANO Máme osobní údaje pro plnění zákonných povinností (vedení účetnictví, mezd apod.)
ANO Máme osobní údaje pro ochranu svých zájmů (správa pohledávek, soudní/správní/jiné řízení apod.)
ANO Nikomu neoprávněnému nezpřístupňujeme osobní údaje
ANO Nikomu neposíláme nevyžádanou poštu
ANO Zaměstnanci ví, že musí chránit osobní údaje a jsou vázáni mlčenlivostí
ANO Zaměstnanci ví, že osobní údaje nesmí zpřístupňovat neoprávněným osobám
ANO Dodavatelé ví, že musí chránit osobní údaje a jsou vázáni mlčenlivostí
ANO Dodavatelé ví, že osobní údaje nesmí zpřístupňovat neoprávněným osobám
Odpovědi ANO znamenají, že principálně vše děláme v souladu s nařízením GDPR.
Pokud ne, učiníme vždy opatření potřebná k odpovědi ANO, pak máme opět vše v pořádku.
Tento manuál byl vyhotoven v rámci iniciativy poslance p. Bláhy, z PS ČR ve spolupráci s Ministerstvem vnitra ČR a Úřadem pro ochranu osobních údajů.
Jiří Bláha
Psali jsme:
autor: PV
