Průzkum „Organizace a řízení firemních cest ve velkých a středních firmách střední a východní Evropy” byl realizován v druhé polovině roku 2016 v 6 zemích střední a východní Evropy: České republice, Polsku, Litvě, Lotyšsku, Slovensku a Maďarsku.
Jak Česká republika v tomto srovnání obstála? Zdá se, že organizace a řízení firemních cest je v českých firmách na velmi dobré úrovni, přinejmenším v porovnání s ostatními zeměmi střední a východní Evropy. 72 % z nich již úspěšně implementovalo cestovní firemní politiku a téměř polovina používá dedikovaná IT řešení pro správu firemních cest. Avšak úroveň vyspělosti v tomto ohledu plně závisí na velikosti dané společnosti a rozpočtu vyhrazeném pro firemní cesty, který malé a střední podniky často vnímají spíše jako nezbytný výdaj, a ne jako investici. To může být příčinou, proč je oblast řízení firemních cest v některých českých společnostech stále nekoordinovaná (např. chybí cestovní politika) a zaměstnanci jsou při jejich zařizování odkázáni na své vlastní prostředky. I přesto jsou však společnosti se stávajícími řešeními v oblasti správy firemních cest do značné míry spokojeny a pouze jedna z pěti by si přála zavést nějaké změny.
Klíčová zjištění průzkumu v číslech:
- 72 % českých společností a 62 % v ostatních zemích střední a východní Evropy má stanovenou cestovní politiku (sadu pravidel pro rezervaci služeb spojených s cestováním). Čím větší společnost, tím častěji má stanovenou sadu pravidel vztahujících se k objednávání služeb spojených s firemními cestami.
- Nejdůležitější rozhodnutí mají častěji než v ostatních zemích střední a východní Evropy na starosti finanční ředitelé (27 %), travel manažeři (16 %) a personální oddělení (12 %).
- Naprostá většina společností jako součást své firemní cestovní politiky rezervuje hotely (94 %); více než čtyři pětiny společností nakupují letenky (61 %) a sedm z deseti společností pojištění.
- Polovina společností na českém trhu využívá pro rezervace a/ nebo platby za firemní cesty speciální IT řešení/ aplikace. Větší společnosti s vyššími rozpočty vyhrazenými na firemní cesty používají IT řešení/ aplikace pro rezervaci firemních cest častěji.
- Většina společností (69 %) neplánuje v roce 2017 v organizaci a řízení firemních cest žádné úspory.
- Nejčastějším způsobem platby za jednotlivé složky firemních cest je bankovní převod (51 %). Hned v závěsu firmy využívají hotovost vybranou formou zálohy (42 %).
Na cestě ke změnám
Tento nesjednocený způsob organizace firemních cest a absence jasně definovaných rámců, kterých by se zaměstnanci při plánování firemních cest mohli držet, vedou k tomu, že je celý proces zbytečně únavný a časově neefektivní. Takové společnosti navíc marní příležitosti k úsporám, na které by jinak mohly dosáhnout podpisem výhradních dohod s hotelovými řetězci nebo leteckými společnostmi. Díky takovému způsobu spolupráce si společnosti obvykle mohou zajistit nižší, takzvané korporátní sazby. Zdá se ale, že si podniky začínají všímat, jak nezbytná optimalizace řízení těchto procesů je.
20 % respondentů v České republice očekává změny v současném způsobu řízení firemních cest, především v oblasti dodržování firemní cestovní politiky zaměstnanci a omezení zbytečných formalit. Ukázalo se, že ve společnostech, kde byly tyto změny zavedeny (byla nastavena cestovní politika a implementovány specializované IT nástroje), je celková spokojenost s organizací a řízením firemních cest nejvyšší.
České společnosti neočekávají v roce 2017 v oblasti organizace firemních cest žádná úsporná opatření. Opačně odpověděla ve srovnání s ostatními zeměmi střední a východní Evropy jenom malá část respondentů (7 % vs. 28 %). Většina společností, které v roce 2017 nějaké úspory plánují, jich chce dosáhnout především snížením ceny jednotlivých cest (70 %). Jenom menšina respondentů je také otevřena zavádění nových technologických řešení a/nebo najímání externích agentur pro zajišťování organizace a řízení firemních cest. Pouze 13 % by bylo ochotných spolupracovat s externím poskytovatelem, kdyby jim to přineslo hmatatelné výsledky. Žádný z navrhovaných přínosů a výhod nepřiměl české společnosti jejich odmítavost změnit. Pokud již nějaké výhody takové spolupráce zmiňovaly, byla to častěji než v ostatních státech střední a východní Evropy optimalizace rozpočtu (33 % vs. 25 %) a výrazně méně často nastavení nabídky individuálním potřebám společnosti (15 % vs. 29 %), speciálně určená kontaktní osoba (13 % vs. 20 %) nebo přístup k aktuálním nabídkám a slevám (13 % vs. 19 %).
Jan Barták, generální ředitel pro Českou republiku a Slovensko ze společnosti Amadeus, řekl: „I přes technologický pokrok, který zasahuje také oblast obchodních vztahů, zůstávají firemní cesty, umožňující setkávání tváří v tvář a posilování vztahů s partnery, důležitým aspektem fungování společností a přispívají k jejich úspěchu. Výsledky výzkumu, který si nechal Amadeus zpracovat, však ukazují, že ve střední a východní Evropě stále existuje řada firem, ve kterých není sféra firemního cestování formalizovaná. Absence řešení, jako je firemní cestovní politika a dedikované IT nástroje, znamená, že úkoly spojené s organizací firemních cest obvykle spadají přímo na cestující zaměstnance. Takový systém organizace firemních cest není efektivní ani ve smyslu časovém, ani finančním. Společnosti si to však začínají uvědomovat a začínají s implementací inovativních řešení, která by tento proces usměrnila a zjednodušila.“
Metodologie průzkumu
Průzkum mezi rozhodujícími pracovníky realizovala v druhé polovině roku 2016 na zadání společnosti Amadeus výzkumná agentura KANTAR TNS. Telefonický průzkum (CATI) se zaměřil na společnosti ze zemí střední a východní Evropy: Českou republiku, Maďarsko, Lotyšsko, Litvu, Polsko a Rumunsko. Výzkumný vzorek zahrnoval 1000 organizací s více než 50 zaměstnanci a ročními náklady na firemní cesty přesahujícími 50 000 eur nebo evidujících alespoň 250 firemních cest ročně. Respondenty byli zaměstnanci zodpovědní za organizaci a správu firemních cest nebo osoby, které byly v rámci dané společnosti označeny v této oblasti za nejinformovanější. Průzkum probíhal v těchto sektorech: výroba (42 %), služby (24 %), správa (21 %) a obchod (13 %). 61 % respondentů byli zaměstnanci organizací s 50 až 249 zaměstnanci, 31 % zaměstnanci organizací s 250 až 999 zaměstnanci a 8 % zaměstnanci organizací s 1000 a více zaměstnanci.
Více o výsledcích průzkumu najdete na www.amadeusbusinesstravel.com/cz/
Psali jsme:
Jste politik? Zveřejněte bez redakčních úprav vše, co chcete. Zaregistrujte se ZDE.
Jste čtenář a chcete komunikovat se svými zastupiteli? Zaregistrujte se ZDE.
