O potřebě provozovat schválená vozidla hovoří zákon o dráhách. Podle něho lze provozovat pouze takové vozidlo, které svojí konstrukcí a technickým stavem odpovídá požadavkům bezpečnosti drážní dopravy.

Obdrží-li Drážní úřad žádost o schválení nového typu drážního vozidla, jde o počátek celého procesu, který zpravidla může zabrat až několik měsíců. Délka schvalovacího procesu závisí i na spolupráci žadatele, zda je schopen včas poskytnout k vozidlu všechny relevantní podklady, které jsou nezbytné pro úspěšné schválení. Mezi tyto podklady lze zařadit i splnění všech certifikovaných technických a provozních zkoušek, které se provádějí v Ministerstvem dopravy pověřených zkušebnách. Pokud žadatel všechny potřebné dokumenty nedodá, přeruší se správní řízení a čeká se do doby, než je doplní. Tím se někteří žadatelé sami dostávají do časové tísně.

Jako aktuální příklad lze uvést ostravský dopravní podnik, který žádá o schválení nové tramvaje od firmy Stadler. V tomto konkrétním případě došlo k přerušení jednoho ze správních řízení, neboť není možné na základě dodaných materiálů posoudit celkovou technickou způsobilost vozidla. „Bez kompletních materiálů vozidlo zkušební provoz absolvovat nemůže, zejména kvůli zachování jeho bezpečnosti,“ oznámil ředitel Drážního úřadu Jiří Kolář.