Tento systém má přitom zaručit, že se bude o sbírky správně pečovat a že stát bude mít přehled o tom, v jakém stavu sbírky jsou. Správci sbírek, jako jsou muzea a galerie, chybovali v evidenci sbírkových předmětů a neřešili, kdo nese odpovědnost za to, že se některé sbírkové předměty při inventuře nedohledaly. Ministerstvo kultury (MK) je navíc málo kontrolovalo.

NKÚ prověřil deset správců sbírek a zjistil, že v letech 2016 až 2018 se u nich nepodařilo dohledat téměř tři tisíce sbírkových předmětů. Je tak možné, že tyto předměty se ze sbírek ztratily nebo byly ukradeny. Pokud se správcům sbírek nepodaří při inventurách předměty dohledat ani po několika letech, požádají Ministerstvo kultury o vyřazení těchto předmětů z centrální evidence. MK správcům sbírek nestanovilo, jak mají při nedohledání předmětů postupovat. Správci sbírek tak většinou ani neřeší osobní zodpovědnost za nedohledané předměty. Ročně se jedná o stovky takových předmětů.