Zásadním prvkem v systému základních registrů je tzv. referenční údaj. Jde o údaj, který bude přebírán ze systému základních registrů a v příslušných agendách se bude využívat jako údaj zaručený, platný a aktuální, bez nutnosti jeho ověření. Úřady budou povinny využívat právě data ze základních registrů a nikoli je vyžadovat po občanovi. V principu tak bude stačit jedna změna v registru, například při změně jména nebo adresy, která se promítne i v ostatních registrech.

Nyní už občané nebudou muset v případě jakýchkoliv změn obcházet několik institucí. Například změnu adresy trvalého pobytu či sídla není nutné hlásit na všechny instituce, které je vedly v databázích. Nyní stačí nahlásit změnu na evidenci obyvatel a všechny ostatní veřejné instituce o tom budou systémem vyrozuměny. Nebo třeba v případě svatby, kdy si žena či muž změní jméno a přítomná matrikářka změnu zaznamená do matriční knihy a do evidence obyvatel, tím ohlašovací povinnost občana skončila.

Občané navíc získají díky registrům velmi významný nástroj kontroly. Budou mít právo zjistit, kdo z úředníků přistupoval k údajům o nich vedeným, a jednou za rok budou moci o tuto informaci požádat prostřednictvím Czech POINTu (viz níže). Pokud mají zřízenou datovou schránku, obdrží výpis s touto informací automaticky.