Cílem nezávislého průzkumu, vypracovaného pro společnost Canon Europe, bylo pomoci nákupčím kancelářského vybavení lépe rozhodovat o tom, jaká kancelářská zařízení nejlépe splňují potřeby a očekávání koncových uživatelů. V rámci průzkumu bylo osloveno 1 671 koncových uživatelů a osob s rozhodovacími pravomocemi a dále realizováno 60 hloubkových rozhovorů. Bylo například zjištěno, že tištěné a elektronické dokumenty jsou i přes veškeré úsilí vynaložené na snížení spotřeby papíru v organizacích stále ústřední součástí našich pracovních životů. Nicméně způsob, jakým by zaměstnanci chtěli vytvářet a spravovat dokumenty, se díky zvyšující se flexibilitě pracovních podmínek mění. Jedná se zejména o mobilní připojení spolu s konzumerizací IT.

Podle průzkumu se organizace po celé Evropě brání poskytování technologií, které umožňují bezproblémovou práci na cestách. Chytrým telefonem či tabletem je vybavena pouze menšina zaměstnanců. Nicméně ti, kteří je používají, věří, že jsou pro jejich práci velice důležité. Většina respondentů také uvádí, že aby byli schopni optimalizovat produktivitu při práci v kanceláři i mimo ni, potřebují podporu a rady IT oddělení. Pouhá čtvrtina respondentů má pocit, že chápe všechny funkce svého kancelářského vybavení, což znamená, že jejich přínosy nejsou účinně komunikovány. Průzkum také odhaluje fakt, že se zaměstnanci cítí vyloučeni z výběru technologií nakupovaných společností, místo toho aby byli aktivními členy při rozhodování.

„Technologie se neustále vyvíjejí s ohledem na potřeby uživatelů. V dnešních kancelářích je vývoj rychlejší než kdy dříve díky novým pracovním postupům, které pohánějí tyto změny,” říká Matt Wrighton, marketingový manažer Canon pro Evropu a Velkou Británii. „Pro správný chod organizace je důležité, aby jejich zaměstnanci cítili, že je o jejich potřeby postaráno. Pro výběr správného IT vybavení je nutné, aby osoby s rozhodovacími pravomocemi znali požadavky uživatelů. Dalším krokem je zaškolení uživatelů tak, aby IT vybavení bylo maximálně efektivně využíváno,” dodal.

Zachování bezpečnosti při práci s dokumenty je dalším problémem, který poukazuje na propast mezi tím, co koncoví uživatelé očekávají a co jim IT oddělení poskytuje. Více než dvě třetiny dotazovaných kancelářských pracovníků, kteří pracují s důvěrnými nebo citlivými dokumenty, má možnost je vytisknout na běžně přístupných zařízeních. Zaměstnanci předpokládají, že jejich organizace efektivně řídí bezpečnost dokumentů, avšak ve skutečnosti pouze méně než pět procent osob s rozhodovacími pravomocemi uvedlo, že při výběru tiskáren, kopírek a skenovacího hardware, byla bezpečnost jedním z faktorů.