Mezi hlavní věcné výhody přenosu obrazové složky patří především „vidění se“, a tedy možnost ovlivňovat způsob komunikace dle konkrétní situace. Důležitým přínosem je také přenos obrazu živých scén – od nákresů na tabuli až po záznam z pracovní plochy počítače.

Vedle těchto výhod jsou ale důležité i ekonomické přínosy, které jsou zpravidla tím zásadním jazýčkem na vahách při rozhodování o zaváděn jakékoli technologie. Díky videokomunikaci lze minimalizovat nutnost služebních cest, je možné výrazně zjednodušit dlouhodobé plánování a pořádat virtuální porady ad-hoc, na operativním základě. Stále více firem navíc řeší i minimalizaci uhlíkové stopy, čili snížení vygenerovaného oxidu uhličitého.

Technologie nestačí

Technologie umožňující videokomunikaci jsou ovšem pouhým základem a samy o sobě nejsou zárukou dlouhodobého využívání a generování požadavků na další rozvoj. Tím nejdůležitějším je opravdové přijetí videokomunikace koncovými uživateli včetně pochopení přínosů a výhod. Na druhou stranu bychom neměli zapomínat na to, že někdy je odmítání způsobeno snahou i nadále zneužívat služebních cest, například pro vyřízení soukromých záležitostí.

Aby koncoví uživatelé přijali videokomunikaci za svou, nesmí pro ně existovat žádná technologická bariéra, ovládaní musí být dostatečně jednoduché a funkční. Existuje pravidlo tzv. zlatých dvou minut, které říká, že nepodaří-li se navázat konferenci do dvou minut od plánovaného začátku, zájem o účast a další využití rapidně klesá. Každý má přece k dispozici telefon, případně elektronickou poštu.