Společnost OKD v několika fázích přechází na přijímání elektronických faktur ve formátu ISDOC, který vyvinula pracovní skupina Elektronické standardy výměny dat v rámci ICT UNIE, sdružení firem z oboru informačních technologií a elektronických komunikací. Přijaté e-faktury se v OKD automaticky načítají do podnikového informačního systému SAP, kde se dále zpracovávají a nakonec jsou uloženy v důvěryhodném archivu. Celý proces zpracování faktur se podstatně zrychlil a zjednodušil, což společnosti přineslo nákladovou úsporu v řádu statisíců korun ročně.
„Při volbě formátu pro strukturovaný přenos faktur jsme vybrali již v jiných společnostech využívaný formát ISDOC, který lze po našich zkušenostech považovat za univerzální pro použití v ČR. Zároveň pevně doufáme, že dojde k jeho rozšíření do alespoň blízkého zahraničí, případně k širší koordinaci formátů na území EU. ISDOC se nám z pohledu příjemce faktur jeví jako mnohem univerzálnější než například PDF či jiný obrazový formát, protože ten, kdo mu ‚rozumí‘, si může do svého účetního systému data automatizovaně importovat. A ten, kdo své systémy zatím neupravil, může použít vygenerovaný obraz faktury pomocí zdarma a volně přístupné čtečky ISDOCReader, případně si jej i vytisknout a založit. Výstavci dokladu tak může být opravdu jedno, zda ze svého fakturačního systému vygeneruje fakturu ve formátu ISDOC nebo v PDF,“ vysvětluje David Zajonček, vedoucí týmu přijatých faktur ve společnosti OKD.
„Ohledně ‚cesty‘ pro příjem faktur jsme vybrali tu nejjednodušší a také nejlevnější, tedy e-mailem na adresu zřízenou pro tento účel. Využití tzv. konsolidátorů dat, tedy jakýchsi mezičlánků, nám pro účely komunikace B2B nepřipadalo příliš smysluplné. Jednak se jedná o placenou službu a zároveň jsme se chtěli vyhnout problémům v případě nutnosti opravy či storna chybně vystavených daňových dokladů,“ pokračuje David Zajonček.
Faktura tedy přijde v elektronické podobě ve formátu ISDOC na centrální e-mailovou adresu, odkud je dále zpracovávána až po vytěžení položek do podnikového systému SAP. Využitím strukturovaného formátu odpadá čas a náklady spojené s ručním přepisem či digitalizací do systému tak, jak je to standardní u faktury v listinné podobě či v případě PDF. Automatizovaně vytěžovaná data zkracují podstatně čas potřebný na zpracování přijaté faktury v účetním systému. Dále zcela eliminují lidské chyby, které se přes všechna kontrolní opatření vždy s jistou mírou pravděpodobnosti objevují. Zavedení tohoto postupu přináší i další praktickou výhodu – elektronické faktury totiž přicházejí, na rozdíl od těch v listinné podobě, průběžně. To dovoluje lépe využít čas účetních. Je to dáno tím, že výstavce nekumuluje jednotlivé faktury tak, aby na poštu nechodil „jen“ s jednou z nich, případně jich více vkládal do jedné poštovní obálky.
Díky strukturované podobě faktur bylo také možné „nasadit“ více automatizovaných kontrol (např. oproti smlouvám/objednávkám, fyzickým příjmům nakoupeného zboží na sklad), čímž se zrychlil a zjednodušil proces jejich schvalování jak osobou odpovědnou za zaúčtování, tak i osobou odpovědnou za účetní případ.
Vzhledem k tomu, že nikdo nemusí přepisovat data z listinné faktury do účetního systému, stala se tato práce velmi atraktivní pro účetní v OKD, a ty tak mohou více času věnovat odborné práci a neztrácet jej při neproduktivních činnostech. Zrychlení práce s fakturami pocítili i dodavatelé OKD, kterým je vždy jednou denně potvrzeno přijetí faktur do účetního systému společnosti. Mají tak rychlejší přehled o tom, že faktura byla v pořádku zpracována.
Elektronizaci faktur ve formátu ISDOC začala společnost OKD připravovat ve čtvrtém kvartálu roku 2012 a od 1. ledna 2013 byl zahájen ostrý provoz s prvními deseti nejvýznamnějšími dodavateli z hlediska počtu účetních dokladů. V průběhu roku 2013 se postupně přidávali další, takže k 1. lednu 2014 zasílalo e-faktury již 30 dodavatelů. Protože zkušenosti OKD hovoří jednoznačně ve prospěch zavedení elektronických faktur, společnost jedná s dalšími firmami a s některými z nich již testuje elektronické doklady, vystavené z jejich systémů. Za loňský rok společnost OKD přijala a zpracovala více než 13 tisíc elektronických faktur. Pro letošek počítá s přibližně dvojnásobným nárůstem na úkor papírových a nestrukturovaných dokumentů.
Formát ISDOC
K podpoře standardizovaného formátu ISDOC (Information Systems Document) a jeho integraci do svých řešení se v Česku přihlásila bezmála padesátka softwarových firem od tuzemských poboček nadnárodních gigantů jako Microsoft nebo SAP, případně prostřednictvím implementačních partnerů jako v případě Oracle, až po české vývojářské domy, které produkují původní software. Možnost vystavení a přijetí elektronické faktury ve strukturovaném formátu tak dnes obsahuje výrazná většina ekonomických informačních systémů používaných v ČR. Zavedení elektronické fakturace také pomohla novela zákona o DPH platná od 1. ledna 2013, která odstranila nutnost opatřovat faktury elektronickým podpisem a dovolila použít širší mechanismy pro zajištění nezměnitelnosti původu a obsahu dokladu.
„Vzhledem ke koaliční smlouvě nastupující vlády lze v blízké době očekávat využití této technologie pro snížení administrativních nákladů ve veřejné správě a také její nasazení při placení fakturačních dokladů od velkých výstavců přímo v portálech jednotlivých bankovních domů. V tomto směru ICT UNIE intenzivně spolupracuje s Ministerstvem financí ČR a Českou bankovní asociací,“ doplňuje Petr Kuchař, vedoucí pracovní skupiny Elektronické standardy výměny dat ICT UNIE a spoluzakladatel firmy ABRA Software.
Psali jsme:
Přidejte si PL do svých oblíbených zdrojů na Google Zprávy. Děkujeme.
autor: OKD
