ČSSD: Zápis z porady ústředního tajemníka, ekonomického ředitele a krajských tajemníků

Přítomni: viz. prezenční listina

A) Základní informace ekonomického ředitele ČSSD pro KT - 4. 12. 2017

1) Zpráva ekonomického ředitele ČSSD k 30. 9. 2017, Výklad Stanov ČSSD (MDA/PI), Rozpočet ČSSD na rok 2018 a Členské příspěvky na rok 2018 - schváleno ÚVV ČSSD dne 19. 11. 2017.

2) Příkaz k ukončení prodeje členských příspěvků za rok 2017, objednávka členských příspěvků na rok 2018 a Pokyny tajemníkům k závěrkám OVV a KVV ČSSD, prosinec 2017 – rozesláno dne 21. 11. 2017.

3) Nesplněné úkoly za volby do PS PČR 2017 - kraje Středočeský, Plzeňský, Jihočeský, Pardubický a Praha. Dořešit do 7. 12. 2017.

4) Dotace na provoz sekretariátů OVV/KVV a další dotace a platby na rok 2017 byly poukázány.

5) Rozpočty OVV/KVV na rok 2018. Návrhy zaslány elektronicky. Vyhodnocení průběžně na poradách k OT/KT v roce 2018.

6) Tajemník je trvale odpovědný za účelné a hospodárné čerpání finančních prostředků. Dokumentace vedení účetnictví na úrovni OVV/KVV/NEM/ÚS v roce 2018 stejná jako v roce 2017.

7) V roce 2018 ČSSD dary na úrovni OVV/KVV neposkytuje.

8) V roce 2018 ČSSD nebude přijímat věcné dary do svého majetku.

9) Objednávky věcí, služeb a prací pro ČSSD musí vždy obsahovat (mj.) konečné ceny v Kč (tedy vč. DPH) a fakturační údaje ČSSD, tj. adresa, IČ, DIČ, číslo účtu, banka, jsme plátci DPH a text pro dodavatele. Objednávky se evidují v číselné řadě na OVV/KVV/NEM/ÚS a vždy přikládají k příslušným fakturám. Platí Vzorová objednávka na činnost KVV/OVV/NEM/ÚS ČSSD s textem pro dodavatele.

10) Informace pro dodavatele ČSSD (na všech úrovních řízení). Do textu faktury přesně specifikujte zdanitelné plnění, které má být dle faktury uhrazeno, a to minimálně v rozsahu čísla a data objednávky ČSSD a popisu plnění co do druhu a případně rozsahu či množství. Zároveň musí být dodrženy veškeré náležitosti řádného daňového dokladu, zejména přesné označení dodavatele, tj. minimálně firma/název, identifikační číslo, DIČ, adresa. Kopii objednávky musí dodavatel vždy přiložit k fakturaci.

11) Členské příspěvky za rok 2018 se i vybírají na běžné účty OVV/KVV/ÚS a pokladny. U platby z osobního účtu člena ČSSD v poznámce neuvádějte rok (toto platí i u pokladních příjmových dokladů) a uvádějte „jméno, příjmení, členský příspěvek“.

12) Všechny objednávky na práce a služby, vystavené správcem nemovitosti ČSSD, týkající se nemovitosti, musí být předem - komunikace e-mailem - schváleny ekonomickým ředitelem.

13) Veškeré záležitosti týkající se nájemních a podnájemních vztahů, nájemců, podnájemců i pronajímatelů, a nájemců a podnájemců v nemovitostech ČSSD, řeší výhradně na ÚS ČSSD ekonomický ředitel a vedoucí HS. O všech záležitostech, dokumentech a smlouvách, týkajících se pronájmů sekretariátů (stávajících i připravovaných) a případně dalších souvisejících věcech, musí být vždy předem informován ekonomický ředitel. Dokumentace musí být zaslána elektronicky.

14) Prvotní účetní doklady od 1. 1. 2018 budou všechny předávány spolu s účetnictvím OVV/KVV/NEM (měsíční účetní závěrka) v originálu na ES ČSSD. Všechny pokladní doklady (tedy pokladna) a další doklady (např. faktury), které by mohly časem ztratit svoji čitelnost (např. doklady z elektronických pokladen, bankomatů, faxů atd.) budou vždy okopírovány a přiloženy k originálům. Všechny prvotní účetní doklady budou dle příslušných předpisů ukládány na ES a následně archivovány. Pokladní doklady musí být přehledně nalepeny na samostatných listech A4, popsány a očíslovány.

15) Vyplácení cestovného pro zaměstnance ČSSD od 1. 1. 2018 za pracovní cestu zaměstnance ČSSD nesmí být vypláceno z běžného účtu a pokladny OVV/KVV/NEM/ÚS. Bude vyplaceno z odděleného účtu vedeného na ÚS. Vyplněné cestovní příkazy, včetně všech dokladů v originále, zasílají zaměstnanci k rukám ekonomického ředitele. Platba KB.

16) Od 1. 1. 2018 hradí při používání svěřeného služebního vozidla KT náklady na pohonné hmoty spotřebované pro soukromé účely pouze na oddělený účet vedený na ÚS. Úhradu provést ihned po vyúčtování měsíce, a to na číslo účtu: 16836021/0100, do textu pro příjemce uvést: „vyúčtování PHM KT…,“. Platba KB.

17) Vyplňování poznámek a zprávy pro příjemce při placení Fio bankou, a.s. V poznámce např. zkrácená identifikace dodavatele (dle faktury) a zkráceně popis služby např. „telefony 12/17“, nebo „občerstvení na akci“ atd. Zpráva pro příjemce tj. naše identifikace, např. OVV/KVV ČSSD ... (název okresu/kraje). Doplňte popisy i u trvalých příkazů.

18) Neuzavírat smlouvy a nevystavovat objednávky na volby do S PČR v roce 2018. Vše bude řešeno výhradně na ÚS ve spolupráci s příslušnými KT/OT. Nelze využívat běžné účty a pokladny OVV/KVV/NEM/ÚS. Veškeré příjmy a výdaje volební kampaně budou řešeny, obdobně jako u voleb do PS v letošním roce, na příslušném centrálním volebním účtu. Výdajový limit stanoven. Platební karta pro OT, volby do S, obvod č. 39 Trutnov, předání KT pro OT.

19) Objednávky na volby do obcí a měst a ZHMP v roce 2018 řešit na úrovni příslušných OVV/KVV, resp. OT/KT. Lze využívat běžné účty a pokladny OVV/KVV/NEM/ÚS. Všechny příjmy a výdaje vždy označit „OM“. Výdajový limit nestanoven.

20) Cíl, akciová společnost v Praze, informace o aktivitách do dne 15. 12. 2017 a v 1. Q roku 2018, kdy bude částečně omezen provoz; odvoz materiálů.

Ing. Martin Starec
ekonomický ředitel ČSSD

B) Základní informace vedoucí Hospodářské sekce ČSSD pro KT - 4. 12. 2017

1) Inventarizace majetku ČSSD za rok 2017, doplňující informace. Podepsané vyplněné zápisy, odškrtané podepsané soupisy majetku do dne 8. 12. 2017 nejpozději doručit na ÚS ČSSD.

2) Po skončení inventarizace (koncem ledna 2018) zašle M. Plívová (HS ČSSD) elektronicky všem aktuální seznam majetku, který bude uložen na sekretariátech OVV/KVV/NEM. Majetek musí být označen identifikačním číslem; vždy doplnit u nově nakoupených věcí.

3) Návrhy na vyřazení majetku zasílat na příslušném formuláři průběžně. Pokud je např. poškozena technika, která je v záruční době nebo těsně po ní (mobil, PC, notebook, monitor, tiskárna atd.), je od autorizovaného servisu vždy vyžádána zpráva, na jejímž základě navrhne OT/KT likvidaci techniky a zprávu přiloží k návrhu na vyřazení. Na vyžádání předá majetek na HS ČSSD.

4) Pokud zasíláte návrh na vyřazení majetku (pro komisi), stačí příslušný formulář podepsat, orazítkovat a zaslat naskenovaný elektronicky M. Plívové. Je zbytečné zasílat poštou, dokonce doporučenou!

5) V případě nákupu nového programu, antiviru, nebo jiných programů a komponentů do PC, je nutné komisi předložit návrh na likvidaci starého, pokud je součástí majetku.

6) Rádia a televize musí být zavedeny v majetku. Rozhlas, televize a autorádio podléhají poplatku; poplatku nepodléhá rádio v PC, mobilu, tabletu.

7) Mimořádná inventarizace majetku je nařízena vždy při předávání funkce za přítomnosti přímého nadřízeného. Při předávání funkce se předává i karta platební, karta na poštu slevová, telefony, smlouvy na služby a další smlouvy, klíče, razítka, klíč databáze členů, inventář majetku atd.; vše součástí zápisu v předávacím protokolu.

8) Nelze přijímat věcné dary do majetku ČSSD (nábytek, PC, vybavení apod.).

9) Vstupní školení nových OT z BOZP a PO provede neprodleně při nástupu na pracovišti okresního sekretariátu příslušný KT, vč. poučení o odpovědnosti za majetek a vedení veškeré ekonomické a hospodářské evidence. Vyplněný a podepsaný doklad o provedeném vstupním školení KT zašle na J. Metelcové (HS ČSSD).

10) Informace k nastavení tarifů mobilních telefonů – od 1. 10. 2017 nová smlouva tarify stejné + data za 1,- Kč ve velikosti S.

11) Je nutné seznámit se se směrnicemi v tzv. „Modré knize“; např. nájem sekretariátů, dokumentace Škodní komise ČSSD, ekonomické a hospodářské směrnice atd. a seznámit se se všemi povinnostmi vyplývajícími z funkce OT/KT/správce nemovitosti.

12) Informace k přidělení IČP, tj. „identifikační číslo provozovny“ na odpady. Pokud se sekretariát OVV/KVV přestěhuje, OT/KT nahlásí toto J. Metelcové a pak obdrží přidělené nové IČP a OT zašle nový dopis firmě, se kterou mají smlouvu na odvoz odpadů.

13) Členské příspěvky za rok 2017. Do dne 10. 1. 2018 budou předány za kraje a okresy přehledy neplatičů členských příspěvků ke dni 31. 12. 2017. Vzorová tabulka k vyplnění byla zaslána KT si zkontrolují texty od OT.

14) KT by měli kontrolovat úklid na okresních sekretariátech. Správce je odpovědný za úklid v celé nemovitosti a pozemku. Při stěhování aktualizovat ihned výměr plochy úklidu OT/KT.

15) Správce nemovitosti zodpovídá za provádění všech potřebných revizí na zařízení nemovitosti (např. vzduchotechnika, elektro, plyn, kotel, spalinové cesty, hromosvod, hasicí přístroje atd.) dle právních předpisů a za provedení všech opatření z nich vyplývajících. Seznámit se s povinnostmi správce nemovitosti. Zajištění BOZP a PO v nemovitosti případně s odbornou firmou.

16) Kanceláře poslanců RPK v nemovitostech ČSSD, vč. řádného označení na budově.

Jana Metelcová
vedoucí Hospodářské sekce ČSSD

Ústřední tajemník ČSSD M. Kucián:

Seznámil KT s přípravou na Volby do Senátu PČR a vyzval KT, aby již zahájili přípravu v této oblasti.
Informoval o žádostech některých členů na zaslání návrhů nových Řádů přípravy na volby. Upozornil na okolnost, že v této době řády vycházejí z aktuálního znění Stanov ČSSD a případné další změny budou až po schválení nových Stanov ČSSD.
Upozornil, že poslední termín pro podání členů ke jmenování do okrskových volebních komisí týkající se Prezidentských voleb je 13.12., každý úřad má jiné úřední hodiny – pozor.
Informoval o průběhu projednávání návrhů úprav Stanov ČSSD s tím, že první kolo připomínek bude ukončeno dne 14.12.2017, v souladu s usnesením ÚVV. Současně vyzval KT , aby sumarizovali usnesení z orgánů KVV, KKK, OVV, OKK, MO týkající se Stanov ČSSD a zaslali je na mail.: mkucian@socdem.cz do 14.12.2017. Na P ČSSD konaném 15.12.2017 by měl vzniknou sumář připomínek a KVV budou vyzvány k zpětné vazbě tj. doplnění či připomínkám s cílem, aby nejpozději 11.2.2018 byl rozeslán na KVV návrhStanov, který bude předložen 40. Sjezdu ČSSD, opět v souladu s usnesením ÚVV.
Upozornil na respektování usnesení ÚVV týkající se případné dovolby delegátů 40.Sjezdu ČSSD s hlasem rozhodujícím za mladé a ženy.
Seznámil KT s formulářem ,,List delegáta (náhradníka delegáta) 40. Sjezdu ČSSD“ a postupem předávání na OS ČSSD v termínech: 17.1.2018 z OK + členové ÚVV a 31.1.2018 z KK.
Informoval KT se sestavením týmu sekretariátu zajišťující 40.Sjezd ČSSD dne 18.2.2018 v Hradci Králové a vyzval KT, aby do termínu 14.12.2017 nahlásili OT, kteří se dobrovolně chtějí zúčastnit.
Termín nahlášení DOCHÁZKY a ODMĚNY za měsíc prosinec 2017 je 14.12.2017.
Upozornil na nutnost čerpání dovolené s tím, že maximální zůstatek tj. převod nemůže být větší jak 5 dní.

Diskuse:

J.Korf – Požádal , aby veškeré požadavky směrem ke společnosti ,,Cíl a.s.“ byly uskutečněny nejpozději do 15.12.2017. Informoval o tom, že od 1.1.2018 bude Jaroslava Ludvíková (j.ludvikova@cil-praha.cz, mobil: 737 815 346 pevná linka: 115 296 522 kontaktní osobou zajišťující chod společnosti.

V diskusi byly zodpovězeny všechny dotazy.

TRVALÉ ÚKOLY z OS ČSSD:

Termín na zaslání čtvrtletních a měsíčních hlášenek k 31.12.2017 je 9.1.2018.
dttb.: Nutnost trvalé aktualizace dat v databázi členů ČSSD. Stále platí, že políčka v databázi atribut 14, 15, 16, 17 pouze k využití OS. Zajistit kontakty na předsedy MO (email, mobil).
www.: Pravidelná aktualizace webových stránek. KT odpovídají na zadávání společenských a politických akcí ČSSD na webové stránky kraje, na intranet do „Kalendáře akcí“, na centrální web přes tiskové oddělení – email tiskove@socdem.cz.
Archivace u KT či OT a dodání kopie na OS ČSSD výpisů z trestních rejstříků a lustračních osvědčení u členů a náhradníků ÚVV ČSSD, předsedů KVV, OVV.
Rozesílání emailové pošty více adresátům je nutné prostřednictvím skryté kopie.
Při rozesílání úkolů KT respektují povinnost zpětné vazby tj. potvrzování přijetí SMS, emailu.
Nutnost aktualizace vývěsních skřínek ČSSD.
Povinností KT a OT vedení přehledu pohybu členské základny nejen ke čtvrtletí, ale průběžně.
Zasílání podepsaných hlášenek o konání OK, KK a následně zápisu s usnesením, prezenční listinou, zprávou mandátové a volební komise.
Posílat oznámení na ÚS o odchodu členů (funkcionářů) z ČSSD.
U členů P ČSSD a ÚVV ČSSD hlaste emailem provedené změny u kontaktů v dttb. (změna emailu, mobilu).
Připomenul na povinnost KT, průběžně informovat OS ČSSD o svém „pohybu“, aby byl zajištěn pro nadřízeného přehled, kde se příslušný KT nachází.
FB - trvá schválený postup využívání a komunikace.
„Servisní okno“ dttb. na každý první čtvrtek v měsíci a to od 16:00 do 18:00 hod.
KT odpovídají za zasílání zápisů OVV, KVV, za obsah tzv. svodky, nahlášení konání zasedání OVV, KVV, OK a KK.
Zasílání zápisů z porad KT s OT na ÚS (OS, ÚT, ekonomický ředitel M. Starec, J. Metelcová).
OKK a KKK a pozvánky a usnesení z jednání OK a KK pozvánky a usnesení z jednání OKK a KKK.

Zápis z porady ÚT ČSSD, ekonomického ředitele ČSSD a KT naleznete na Intranetu ČSSD: https://ik.socdem.cz/ v sekci dokumenty (dms)/organizační sekce/zápis z porady KT/2017 .

Zapsala: Zlatko Voráček, OS ČSSD

Schválil: Michal Kucián, ústřední tajemník ČSSD