Za Plzeňský kraj se akce zúčastnil hejtman Rudolf Špoták společně s radními Petrem Vankou a Liborem Pickou.

Setkání uspořádal spolek Via Carolina – Goldene Straße, zřizovatel největšího archeologického středověkého muzea v přírodě v Německu Historický park Bärnau - Tachov. Muzeum má silný přeshraniční dosah, spolupracuje s kulturními a vzdělávacími institucemi v ČR a realizuje projekty zaměřené na zachování společného kulturního dědictví.