V rámci projektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna se podařilo elektronizovat procesy organizace s důrazem na workflow elektronických dokumentů, provázat spisovou službu s agendovými systémy, on-line integrovat vazby mezi jednotlivými subsystémy a agendami i omezit ručně vykonávané rutinní operace a duplicitu mnohých dat. Že vám to přijde za tak krátkou dobu nemožné? O sci-fi skutečně nejde, a to ještě ve výčtu řada inovací chybí.

Se svými 33 pobočkami je Knihovna Jiřího Mahena druhou největší knihovnou v republice. Její provoz klade stále větší požadavky na informační systém. Smyslem projektu bylo komplexní řešení informačního systému knihovny i jejích poboček. Cílem bylo nastavení efektivního řízení organizace prostřednictvím workflow elektronických dokumentů, řízení projektů a poskytnutí nástrojů efektivního managementu na všech úrovních řízení organizace. Nový informační systém posílil infrastrukturu, konsolidoval ICT a zajistil potřebnou úroveň a přístupnost služeb pro klienty KJM. Velmi důležitým kritériem bylo také zajištění bezpečnosti informačního systému a v neposlední řadě i splnění evropských nařízení eIDAS a GDPR. 

První částí projektu byla dodávka a implementace knihovního systému ARL včetně nezbytného hardware a s ním souvisejícího programového vybavení. Druhá část projektu se týkala tzv. provozních agend, jako je ekonomika, personalistika, mzdy, spisová služba, elektronické schvalování a manažerské řízení. Tyto agendy byly postaveny na systému GINIS od společnosti GORDIC. „Po několika měsících provozu můžeme konstatovat, že se díky aktivnímu zapojení všech zúčastněných cíle projetu podařilo naplnit,“ shrnula s odstupem času výsledky implementace ředitelka KJM Ing. Libuše Nivnická.