Všichni ombudsmani směřují k méně formální komunikaci s lidmi, kteří se na ně obracejí. Takový postup může napomoci účinnější a rychlejší pomoci. V zemích, které dosud nezavedly systém bezplatné právní pomoci, zvažují, zda a do jaké míry radit stěžovatelům v obtížné situaci, neboť úkolem ochránce není poskytovat právní poradenství. Účastníci jednání podpořili otevřenost kanceláří ombudsmanů včetně možnosti stěžovatele jednoduše ověřit aktuální stav průběhu šetření svého podání. Ochránci si uvědomují důležitost ověření spokojenosti lidí, kteří je oslovují, a zvažují metody prověřování správného fungování svých kanceláří.