Zároveň ale musí umět popsat a odůvodnit, proč si vybraly ke zpracování soukromé dodavatele. Úřad pro ochranu osobních údajů na to upozorňuje na základě závěrů z provedených šetření se zaměřením na využívání rezervačních systémů pro občany.

Online rezervační systém v současné době využívá řada správních úřadů pro objednávání klientů, kteří se tak mohou objednat na konkrétní čas a vyřídit potřebné záležitosti (žádost o nový občanský, nový řidičský průkaz atd.). Proces objednání probíhá obvykle s využitím e-mailové adresy, prostřednictvím které se rezervace potvrdí a klient získá PIN, který následně zadá do vyvolávacího zařízení v budově správního úřadu.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů prostřednictvím online rezervačního systému obdržel Úřad stížnost proti postupu města. Klient se chtěl na internetových stránkách městského úřadu objednat k vyhotovení občanského průkazu. Když se ale objednal na konkrétní termín, zjistil, že dochází k přesměrování na webové stránky soukromého provozovatele. Přitom z informace o zpracování osobních údajů, kterou poskytovalo město, nebylo zřejmé, že by tuto službu provozoval soukromý dodavatel, ani jakým způsobem budou osobní údaje zpracovávány.

Došlo tak k porušení zásady transparentnosti zpracování osobních údajů. Úřad dále upozorňuje, že souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů v rámci rezervačního systému nelze považovat za souhlas informovaný a nejsou plněny podmínky pro jeho získání.