Další, již samozřejmě méně dramatickou záležitost, kterou budou muset školy v nejbližší době řešit, je oblast správy dokumentů. Podle právě projednávaného zákona o elektronizací postupů orgánů veřejné moci, známého více pod zkratkou „DEPO“, budou školy povinny nejpozději ke dni 31.12.2024 vést elektronickou spisovou službu. Kromě důvodů legislativních ke změně jsou i důvody ryze praktické: zvýšený počet dokumentů, zejména těch digitálních a potřeba udržet v nich pořádek.

 

Anketa

Vadí vám, že kandidát na ministra kultury Birke nemá vysokoškolské vzdělání?

Vadí

36%

Nevadí

64%

hlasovalo: 3879 lidí

Současná situace je v mnoha případech taková, že dokument z datové schránky či mailu ve škole vytisknou, do spisové služby (pokud existuje) se založí jen číslo jednací a dál dokumenty uchovávají v papírové podobě. Je zřejmé, že takový postup není to pravé. Vytištěné dokumenty ztrácí část své hodnoty (mj. nenávratně mizí elektronické podpisy), roste spotřeb papírů a toneru. Velmi často školám chybí napojení na CzechPoint, což v důsledku znamená nemožnost realizace konverze z moci úřední. Bez funkční elektronické spisové služby není možné realizovat ani elektronické skartační řízení a archivaci digitálních dokumentů. V řadě škol pak disponuje elektronickým podpisem jen ředitel. 

 

V současnosti tak elektronikou spisovou službu mají většinou pouze ty školy, pro které ji pořídil jejich zřizovatel (ať už kraj nebo obec s rozšířenou působností). Ne vždy tyto spisové služby reagují dostatečně na legislativní vývoj, který byl v posledních letech v oblasti správy dokumentů skutečně překotný. Ředitelé a asistentky tak často mají k dispozici aplikaci, která nezřídka nesplňuje legislativní povinnosti a - co je horší - o jejíž smysluplnosti a využitelnosti občas pochybují i oni sami. Chybí totiž informace o legislativních povinnostech, o technologických možnostech, možnosti automatizace nejčastějších procesů i metodice výkonu spisové služby. Školy totiž nedisponují, stejně jako malé obce, žádným „odborem vnitřních věcí“, tedy pracovníky, kteří obvykle ve větších institucích na tyto věci dohlížejí. Stejně tak chybí platforma pro výměnu zkušeností. 

 

Anketa

Je vám líto, že Tomáš Petříček končí na ministerstvu zahraničí?

Je mi to líto

3%

Není mi to líto

93%

Je mi to jedno

4%

hlasovalo: 13163 lidí

V něčem však mají školy přece jen náskok – jsou průkopníky v používání cloudových aplikací. Školní systémy jako Bakaláři nebo Škola online se staly standardem evidence údajů o žácích a komunikace mezi školou a rodiči. Stejně tak stále více škol využívá balík kancelářských aplikací Office jako službu v její cloudové variantě. Moderní školy volí stále častěji stejný přístup i k aplikacím ke správě svých vlastních agend: ekonomice, mzdám, personalistice a spisové službě. Výhodou je jednoduchost pořízení a provozu v podobě pravidelné platby, dostupnost 24 hodin denně včetně víkendů, přístup přes webový prohlížeč a pochopitelně vyšší bezpečnost. Ta je i při práci z domova zajištěna vícefaktorovou autentizací, tedy podobně jako u internetového bankovnictví.

 

Právě možnost nahlédnout do systému z domova, ujistit se o stavu věci a nemuset o problému přemýšlet do dalšího dne, je jedním z nejvíce oceňovaných přínosů ze strany uživatelů. Tou druhou je propojení aplikací. Historií je stav, kdy vedle sebe sedí dvě ekonomky a každá pracuje s aplikací jiného dodavatele, vzájemně nepropojenými. A protože o peníze jde až v první řadě, milým bonusem mohou být zvýhodněné licence pro školská zařízení, stejně jako poskytuje Microsoft.

 

Blížící se nové legislativní povinnosti tak pro některá školská zařízení mohou být nemilou zprávou. Každá hrozba však může být současně příležitostí. Tato je šancí posunout správu dokumentů na současný obecný standard, zkonsolidovat svoje softwarové vybavení a stejně jako kancelářské aplikace a školský systém provozovat svoje agendy v jednotném systému a bezpečně v cloudu. Je přece fajn mít o jednu starost méně. 

 

Autor: Vladimír Přech – ředitel obchodně právní sekce společnosti Gordic.

 

Psali jsme:

Kyberbezpečnost: Proces víc než program

dTest pomáhá i obchodníkům, a usiluje tak o kultivaci trhu

Kyberzločinci nemají zábrany ani v nelehké době, prevence je důležitější než kdy jindy

10 „P“ kybernetické bezpečnosti aneb preventivní kroky pro rychlou pomoc