Optimalizované procesy zpracování informací

Úspěšnost manažera nebo firmy nespočívá v rychlosti, s jakou se pohybují pracovníci, ale mnohem více v rychlosti, s jakou se zpracovávají informace. Čas jsou peníze, proto rozumný manažer šetří čas sobě i druhým. Data se do jeho systému zadávají pouze jednou a jsou k dispozici kompetentním osobám na základě přístupových oprávnění. Nikdo neběhá s papíry, dokumenty jsou k dispozici ve spisové službě. Úřad využívá komplexní systém, který kromě optimální správy dat zajišťuje i workflow dokumentů. Příkladem takového systému jsou VERA Radnice nebo VERA Dimenze, které díky nejširšímu portfoliu agend na trhu podporují všechny procesy úřadu a díky vazbám uvnitř i vně systému minimalizují duplicity v zadávání dat a automatizují rutinní procesy včetně těch schvalovacích.

Přehled za každých okolností

Manažerská pozice předpokládá dobrý přehled o dění v organizaci, a to v širokých souvislostech. Dobrý manažer vždy ví, kde to na jeho úřadě funguje a kde je právě nějaký problém, který se musí řešit. Ví, jak stojí rozpočet nebo pohledávky úřadu, ale také ví, jaké úkoly musí splnit on nebo jeho podřízení. Průřezový pohled na nejdůležitější informace s grafickým znázorněním stavu nabízí aplikace Portál manažera. Tento moderní nástroj dokáže přehledně integrovat na jednom místě informace z různých specializovaných agend a umožňuje operativně „prokliknout“ právě tam, kde je třeba provést nějakou analýzu, akci nebo zásah. Portál manažera respektuje specifika uživatele a nabízí mu customizaci podle jeho potřeb, což jej činí ideálním vstupem do systému. 

Relevantní data okamžitě k dispozici

Významným požadavkem na každého manažera je dosahování cílů hospodárně, efektivně a účinně (3E – Economy, Efficiency, Effectiveness). Aby byl tento proces úspěšný, musí manažer rozhodovat, a to na základě relevantních, přesných a úplných dat.

S rostoucí administrativní zátěží je stále náročnější dohledat rychle a kvalitně všechna data, která se týkají právě řešené záležitosti. Jak si je opatřit, když manažer nechce jejich získáváním zaměstnat oddělení na dlouhé hodiny? Nejjednodušší je, když si je najde sám, a to způsobem a ve formě, která přísluší jeho kompetencím.

Takže žádné odtrhávání zaměstnanců od jejich práce, ani přihlašování se do dílčích systémů a louskání dokumentů v agendách, ale jednoduchý a elegantní přístup do systému, který nabídne potřebná data v přehledné a agregované formě s možností prokliku na kritický detail. Např. Ing. Andrea Hlávková, vedoucí finančního oddělení města Štramberka, takto popisuje svou zkušenost se zpracováním dokumentu s názvem Stav zadluženosti města, pohledávek a závazků k určitému datu, který pravidelně připravovala pro radu a zastupitelstvo města:

„Dříve mi trvalo zhruba týden, než jsem všechna data ze starého informačního systému vytáhla a spojila do požadovaného výstupu. Letos v létě jsem měla materiál připraven během jednoho dne a od podzimu ho nemusím dělat už vůbec, protože si všichni údaje zobrazí v Manažerském informačním systému sami.“

Úlohou manažera je využít materiálních, finančních, technologických či lidských zdrojů na dosažení vytyčených cílů. Používáte optimální technologické nástroje, abyste mohli dosahovat svých cílů rychle, kvalitně a efektivně?

Mgr. Bc. Ondřej Málek

Sales Director

VERA, spol. s r.o.

www.vera.cz