Martina Berdychová ochotně zabezpečila účast pracovníků ze třech ministerstev, kterých se problematika týká (Ministerstvo zahraničních věcí, Ministerstvo vnitra a Ministerstvo práce a sociálních věcí).

Poslankyně hned v úvodu zdůraznila, že toto téma vyžaduje řešení na národní úrovni a dílčí projekty kraje je třeba systémově propojit v rámci ČR.  Také proto ve spolupráci s Krajskou Hospodářskou komorou Královéhradeckého kraje přizvala zástupce kompetentních ministerstev ČR.

Pilotního setkání se zúčastnili: Radek Jakubský, člen představenstva Krajské hospodářské komory Královéhradeckého kraje; Radek Zelenka, ředitel Krajské Hospodářské komory Královéhradeckého kraje, Ivan Pilný, poslanec a předseda hospodářského výboru PS PČR, Lubomír Franc, senátor a hejtman Královéhradeckého kraje, Otakar Ruml, první náměstek KHK, Martin Horák, ředitel Úřadu práce České republiky - krajská pobočka v Hradci Králové a dále zástupci ministerstev ČR:

Miloslav Stašek, ředitel odboru ekonomické diplomacie MZV, Tomáš Henych, zástupce vedoucího vízového oddělení MZV ČR, Pavla Novotná, zástupce ředitele odboru azylové a migrační politiky MV ČR, Štefan Duháň, vedoucí oddělení zahraniční zaměstnanosti MPSV ČR.  

Kulatý stůl moderoval Radek Jakubský, člen představenstva Krajské Hospodářské komory Královéhradeckého kraje