Chtějí, aby vše probíhalo bez čekání, chyb a návštěv přepážek. Tento posun ve společnosti podporuje i zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby (ZoPDS), který stanoví, že fyzické i právnické osoby mají právo na digitální úkony a orgány veřejné moci (OVM) jsou povinny jim odpovídající digitální služby poskytovat.

Aby bylo možné tato očekávání systematicky naplnit, zavádí stát konkrétní nástroje a pravidla. Jedním z nich je Katalog služeb veřejné správy, který je součástí Registru práv a povinností a evidují se v něm jednotlivé služby a jejich digitální podoba, včetně elektronických formulářů umožňujících předvyplnění údajů, jednotného přihlášení nebo sledování stavu podání. Digitální služby už nejsou doplňkem, ale povinnou a očekávanou součástí úřadů, která nejen zjednodušuje život občanům, ale také výrazně odlehčuje úředníkům.

Občan nechce „formulář“, ale službu

Očekávání občanů se zásadně mění. E-mail nebo datová schránka dnes často už nestačí. Občan nechce zdlouhavě psát zprávy nebo vyplňovat formuláře, přikládat naskenované dokumenty ani čekat na potvrzení úředníka, že je podání z procesního hlediska v pořádku. Očekává, že údaje, které má stát již k dispozici, budou předvyplněny, že systém na pozadí provede kontrolu úplnosti a správnosti podání, že bude veden jasným postupem krok za krokem a že se bude moci přihlásit bezpečně a jednoduše, například stejně jako do banky. Zároveň očekává okamžitou informaci o stavu svého podání. Takto v očích občana vypadá skutečná digitální služba.

Příklady, které už dnes fungují

Takové digitální služby už dnes poskytují moderní samoobslužné portály, které občanům zpřístupňují agendy online a zároveň odlehčují úřadům administrativní zátěž. Jako ilustrativní příklad lze uvést Portál občana Gordic, který už ve více než 60 českých městech a obcích umožňuje poskytovat služby, jež občané skutečně využijí. Portál například umožňuje nahlížení do spisu, díky kterému má občan po bezpečném přihlášení okamžitý přístup ke svým dokumentům, průběhu řízení i důležitým termínům, aniž by musel kontaktovat úřad. To výrazně šetří čas a zvyšuje transparentnost celého procesu.

Další funkcí Portálu občana je možnost vyřídit místní poplatky online, například za psa, pobyt nebo komunální odpad. Známé údaje jsou automaticky předvyplněné, systém kontroluje případné nedostatky a po dokončení úkonu uživatele okamžitě informuje o úspěšném odeslání žádosti či platby. Díky tomu se minimalizuje počet chyb a dotazů a administrativa probíhá rychleji a efektivněji.

Součástí portálu je také přehled podaných žádostí, probíhajících procesů i doručených odpovědí včetně notifikací o změnách, což posiluje informovanost občana a zvyšuje jeho kontrolu nad komunikací s úřadem. Bezpečný a pohodlný přístup do portálu přitom zajišťuje jednotné přihlášení prostřednictvím bankovní identity, Mobilního klíče eGovernmentu, eObčanky nebo NIA ID, takže není nutné zakládat nové účty.

Digitální služba pomáhá i úředníkovi

Digitální služby přinášejí významný užitek nejen občanům, ale také úředníkům. Systém zajišťuje, že žádosti se k nim dostávají kompletní a správně vyplněné, což snižuje počet dotazů a zkracuje dobu kontroly. Zároveň vzniká snadno dohledatelná auditní stopa, snižuje se spotřeba papíru a krátí se fronty na úřadech. S digitalizací svých agend se pak úředníci mohou soustředit na práci s přidanou hodnotou místo rutinní administrativy.

Jako příklad lze uvést město Pardubice, kde před digitalizací museli úředníci často řešit neúplné nebo nesprávně vyplněné formuláře a žádosti, zejména při ohlašování změn poplatků, podávání žádostí o dotace či evidenci a úhradě místních poplatků za komunální odpad nebo psy. To vedlo k vyššímu počtu dotazů i osobních návštěv a komplikovalo správu plateb mezi magistrátem a jednotlivými městskými obvody. Díky zavedení Portálu občana se však tato situace zásadně změnila. Za první rok provozu portálu se do něj přihlásilo už více než 16 000 uživatelů a přes platební bránu bylo provedeno více než 600 plateb. Moderní technologie výrazně zefektivnily práci úřadu i komunikaci s občany a město se díky nim stalo přístupnější a transparentnější.

Proč řešit digitální služby už teď

Přestože klíčový milník plné dostupnosti digitálních služeb podle ZoPDS připadá na 1. února 2027, mnoho veřejných institucí, krajů, měst a obcí s digitalizací již začalo. Trend ve společnosti je jednoznačný - občané digitální služby očekávají okamžitě a úřady, které je zavedly, zaznamenávají zrychlení práce, snížení chybovosti a vyšší spokojenost úředníků. Oddalování digitalizace může navíc přinášet reputační a právní rizika, protože plnění zákonných povinností je průběžně vyhodnocováno a data jsou veřejně dostupná.

Praxe ukazuje, že nejefektivnější přístup k digitalizaci spočívá v postupné implementaci jednotlivých agend. Vhodným výchozím bodem mohou být například online místní poplatky, které přinášejí rychlý a viditelný přínos jak pro občany, tak pro úřad. Na tento základ lze postupně navazovat rozšiřováním o další funkce, jako je nahlížení do spisu nebo jednotné digitální přihlášení. Každý další krok přirozeně rozvíjí digitální prostředí a zvyšuje jeho využitelnost i přijetí ze strany uživatelů.

Digitální úřad se postupně stává novým standardem a zároveň i konkurenční výhodou. Digitalizace služeb totiž nepředstavuje jen naplnění legislativních povinností, ale především ukazuje, že úřad funguje profesionálně, moderně a vstřícně. Takový přístup přináší výhody jak občanům, tak samotným úředníkům.

Psali jsme:

MD: Již rok lze získat řidičský průkaz bez návštěvy úřadů

Finanční práva: Portál MOJE daně využívá stále více lidí

DIA: Registr smluv už obsahuje více než devět milionů smluv a 7 TB dat

Hospodářská komora podporuje prodloužení přechodného režimu pro Národní geoportál